100 лет органам ЗАГС Российской Федерации

Поиск

Баннер Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций)

Портал государственных услуг Липецкой области

ПЕРЕЧЕНЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ТРЕБОВАНИЙ

Открытые данные Управления ЗАГС и архивов Липецкой области

Портал неравнодушных

Управление труда и занятости населения

Официальный интернет-портал правовой информации

Персональные данные. Дети

Персональные данные. Дети

Rambler's Top100

Итоги работы за 2012 год

1.      Государственное регулирование

развития архивного дела

 

Деятельность архивных учреждений Липецкой области в 2012 году осуществлялась в соответствии с планами работы на 2012 год, Перечнем государственных услуг, оказываемых государственными архивами Липецкой области, в качестве основных видов деятельности, утвержденным приказом начальника управления ЗАГС и архивов Липецкой области от 07.12.2010 № 31.

В своей работе архивные учреждения руководствовались Федеральными законами от 25.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», законом Липецкой области от 30.11.2000 № 117-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, ведомственной целевой программой «Формирование и использование документов Архивного фонда Липецкой области в 2012-2014 годах», другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области.

В 2012 году основные направления развития архивного дела в Липецкой области и объемные показатели, установленные государственным заданием для областных казенных учреждений, выполнены по всем показателям.

Отделом по делам архивов совместно с государственными архивами области подготовлен Доклад о результатах и основных направлениях деятельности за 2011 год и на плановый период до 2014 года.

Внесены изменения в штатное расписание управления ЗАГС и архивов Липецкой области, дополнительно введена должность начальника отдела по делам архивов управления ЗАГС и архивов Липецкой области. Приказом начальника управления от 31.10.2012 № 41 на должность начальника отдела по делам архивов с 01.11.2012 назначена Фурсова Наталия Викторовна.

Архивные отделы администраций муниципальных районов области наделены правами юридического лица.

Во исполнение Плана мероприятий по проведению административной реформы в Липецкой области в 2012 году, в соответствии с Планом-графиком приведения административных регламентов предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций исполнительными органами государственной власти в соответствие с требованиями постановления администрации Липецкой области от 09.08.2011 № 282 и в целях реализации положений Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» Отделом по делам архивов управления ЗАГС и архивов Липецкой области (далее – Отдел по делам архивов) проведена работа по приведению в соответствие Административного регламента исполнения государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации», который утвержден приказом начальника управления ЗАГС и архивов Липецкой области от 25.06.2012 № 17.

Переработан и утвержден приказом начальника управления от 24.07.2012 № 19 Административный регламент предоставления государственной услуги «Исполнение обращений и запросов граждан Российской Федерации», зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 11.09.2012 года.

В соответствии со ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и распоряжением администрации Липецкой области от 14.02.2012 № 47-р на управление возложены функции контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

С прокуратурой Липецкой области согласован план проведения плановых проверок на 2013 год за соблюдением законодательства об архивном деле. В 4 квартале 2012 года Отделом по делам архивов разработан и размещен на сайте администрации Липецкой области для независимой экспертизы Административный регламент исполнения государственной функции «Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Липецкой области» (утвержден в 1 квартале 2013 года).

Государственными архивами Липецкой области разработан Стандарт предоставления государственной услуги по информационному обеспечению граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Муниципальными архивами разработаны и утверждены главами муниципальных образований административные регламенты предоставления муниципальной услуги по исполнению обращений и запросов граждан.

Отделом по делам архивов продолжен ведомственный мониторинг внедрения разработанных органами местного самоуправления административных регламентов. Объектом мониторинга являлась отдельная государственная услуга – «Исполнение обращений и запросов граждан Российской Федерации» - одна из значимых информационных услуг, оказываемых архивными учреждениями области на основе архивных документов. Целью мониторинга являлось отслеживание результативности мер по повышению качества и доступности госуслуги.

За 2012 год проведены контрольные и тематические проверки эффективности внедрения утвержденных регламентов в деятельность архивных отделов администраций Задонского, Измалковского, Лев-Толстовского, Становлянского и Хлевенского муниципальных районов. Проверены полнота и качество исполнения запросов граждан, нарушений не выявлено.

В соответствии с Административным регламентом исполнения государственной функции «Контроль за осуществлением органами местного самоуправления переданных государственных полномочий в сфере архивного дела» проведены комплексные проверки архивных отделов администраций Долгоруковского, Краснинского, Лебедянского муниципальных районов и архивного комитета администрации г. Ельца.

В ходе проверок даны рекомендации по разъяснению единства понимания и исполнения требований утвержденных регламентов.

Во исполнение распоряжения администрации Липецкой области от 18.10.2010 № 412-р «Об утверждении плана-графика перехода на предоставление государственных услуг в электронной форме» продолжается работа по выявлению документов, содержащих сведения для выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.12.2009 № 1993-р.

Специалисты архивных учреждений области приняли участие в семинаре «Мониторинг качества оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде», проведенном Минэкономразвития в режиме видеоконференции.

В целях исполнения распоряжения Президента РФ от 18.03.2011 № 158-рп «Об организации  работы по инкорпорации правовых актов СССР и РСФСР или их отдельных положений в законодательство Российской Федерации и (или) по признанию указанных актов недействующими на территории Российской Федерации» специалисты архивных учреждений области провели работу по выявлению нормативных актов исполнительного комитета Липецкого областного Совета депутатов трудящихся, исполнительного комитета Липецкого областного Совета народных депутатов, правовых актов города Липецка и районов области, принятых в период с 1954 по 1958 годы.

Продолжено межведомственное информационное взаимодействие между государственным учреждением – Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Липецкой области, государственным учреждением – управление Пенсионного фонда Российской Федерации в городе или районе Липецкой области и архивными учреждениями Липецкой области в соответствии с заключенными соглашениями.

В соответствии с реализацией и внедрением проекта администрации Липецкой области «Повышение качества государственных (муниципальных) услуг» муниципальные архивы Липецкой области участвуют в работе многофункциональных центров (МФЦ), проводят консультирование по вопросам получения архивной информации.

В настоящее время во всех районах и городах Липецкой области организовано электронное взаимодействие с органами государственной власти и местного самоуправления.

Продолжено внедрение в работу государственных и муниципальных архивов Административного регламента исполнения государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации».

В 2012 году состоялось 16 заседаний экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), на которых рассмотрены описи 896 организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов. В состав Архивного фонда Российской Федерации включено 21,7 тыс. ед.хр. постоянного хранения.

16.02.2012 на базе архивного отдела администрации Лев-Толстовского муниципального района проведено совещание-семинар с руководителями государственных и муниципальных архивов по итогам работы за 2011 год и о проделанной работе в рамках реализации Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ. По итогам совещания даны рекомендации по: организации контроля за соблюдением архивного законодательства, повышению пожарной безопасности архивов, соблюдению нормативных требований по организации хранения и учету архивных документов, мониторингу эффективности внедрения Административных регламентов, информационному взаимодействию и др.

12.07.2012 на базе архивного отдела администрации Елецкого муниципального района состоялось совещание-семинар по подведению итогов работы архивных учреждений области за 1-е полугодие 2012 г. и обмена опытом по электронному взаимодействию между Управлениями Пенсионного фонда в районах и архивными отделами администраций муниципальных районов Липецкой области. По итогам совещания-семинара были внесены изменения в соглашение о межведомственном информационном взаимодействии между  ГУ - Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации и Управлением ЗАГС и архивов Липецкой области и даны рекомендации по внесению изменений в соглашения, заключенные муниципальными архивами.

Принято участие в заседаниях:

- областного совета «Победа» (сообщение «О памятных датах Липецкой области в 2012 году»);

- комиссии по увековечиванию памяти выдающихся личностей, исторических событий, наименованию улиц и других объектов г. Липецка;

- редколлегии «Книги Памяти»;

- геральдической комиссии;

- Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, II Пленума (пятого созыва) и VI Всероссийском внеочередном съезде РОИА (ОК «Левково», Московская область);

- Научно-методического совета архивных учреждений Центрального Федерального округа, на котором было заслушано выступление начальника управления ЗАГС и архивов Липецкой области Р.Ф.Чекмачевой «Организация информационного взаимодействия между ГУ – Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Липецкой области и Управлением ЗАГС и архивов Липецкой области»;

- Интернет-конференции по теме «Информатизация в государственных архивах ЦФО РФ, Проблемы, связанные с оцифровкой архивных документов, и пути их решения», для конференции были направлены сообщения, подготовленные ОКУ «Государственный архив Липецкой области» и ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области».

- Интернет-конференции по вопросу выдвижения на Конкурс работ архивных учреждений ЦФО РФ в области архивоведения, документоведения, археографии и научно-информационной работы, выполненных в 2009-2011 гг.», для участия в конкурсе направлен сборник документов «Учитесь мужеству у женщин», подготовленный ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области».

На заседании малого Совета администрации г. Липецка начальник архивного управления представила презентационную информацию об обеспечении сохранности архивных документов.

В Федеральное архивное агентство и Главархив Москвы направлены: перечни научно-исследовательских работ, подготовленных архивными учреждениями области в 2011 году и планируемых к разработке в 2012 году; заявочная карта к годовому плану НИР на 2013 год; информация о расходах бюджета Липецкой области на содержание государственных архивов на 2012 год с разбивкой по статьям экономической классификации; сведения о среднемесячной заработной плате работников государственных архивов области за 2012 год; отчет о численности, составе и движении работников архивных органов и учреждений на 01.01.2012; анкета «Уровень внедрения информационно-коммуникационных технологий в отделе по делам архивов, а также государственных и муниципальных архивов».

Подготовлены информации о выполнении Плана реализации административной реформы Липецкой области в 2011 году и мероприятия для включения в План на 2012 год; предложения для включения в «Перечень государственных услуг и государственных функций, подлежащих регламентации в 2012 году» и др.

Во исполнение постановления главы администрации Липецкой области от 26.02.2006 № 19 «Об организации ежегодного соревнования сельских поселений» Отделом по делам архивов проведена экспертная оценка состояния архивного дела в сельских поселениях для подведения итогов их участия в областном соревновании и подготовлена информация о работе администраций сельсоветов по формированию Архивного фонда поселения.

Приняты постановление администрации Измалковского муниципального района от 27.12.2012 № 753 «О развитии архивного дела в районе», распоряжение администрации Становлянского муниципального района от 14.09.2012 № 342-р «Об упорядочении работы с документами в отделах администрации Становлянского муниципального района».

В рамках реализации областного Закона «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела» средства, дополнительно поступившие из областного бюджета (32,7 млн. руб.), израсходованы муниципальными архивами на оплату труда специалистов, приобретение оборудования и технических средств, канцелярских товаров, оплату коммунальных услуг архивов. Освоение бюджетных средств составило 100%.

Для формирования областного бюджета на 2013-2015 годы архивными отделами администраций муниципальных образований совместно с отделами бухучета и отчетности подготовлены сметы расходов на исполнение полномочий в сфере архивного дела.

В целях укрепления материально-технической базы, в рамках городской целевой программы «Капитальный ремонт объектов муниципальной собственности г. Липецка на 2011-2012 годы» архивному управлению администрации г. Липецка было выделено 2,7 млн. руб. на ремонт и реконструкцию архивохранилищ. Выделенные средства освоены полностью.

В г. Ельце выполнены ремонтные работы в дополнительно выделенном здании под размещение архива на сумму более 390 тыс. руб.

 

 

2.      Обеспечение сохранности и государственный учет

документов Архивного фонда Российской Федерации

 

В области обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основное внимание уделялось повышению уровня сохранности и безопасности архивных фондов, соблюдению режима хранения архивных документов и поддержанию их в удовлетворительном физическом состоянии, дальнейшему совершенствованию государственного учета.

Руководствуясь государственным заданием по обеспечению сохранности и государственному учету архивных документов, государственными архивами проведен комплекс работ по обеспечению нормативных режимов хранения, проверки наличия и состояния архивных документов, улучшению их физического состояния.

В ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» осуществлен монтаж и пусконаладочные работы системы оповещения и управления эвакуацией и системы автоматического пожаротушения в ранее необорудованных помещениях; заменена система автоматической охранно-пожарной сигнализации. Новая интегрированная система охранно-пожарной сигнализации, автоматического пожаротушения и оповещения о пожаре смонтирована на базе системы «Арион» с использованием оборудования НВП «Болид».

В ОКУ «Государственный архив документов по личному составу Липецкой области» произведены работы по монтажу и наладке системы внешнего видеонаблюдения и замене металлических дверей.

В ОКУ «Государственный архив Липецкой области» осуществлялась проверка технического состояния лифта, вентиляционной и калориферной систем, оборудования.

В соответствии с Правилами пожарной безопасности в Российской Федерации и Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов в ОКУ «Государственный архив Липецкой области» проведен осмотр и проверка комплектации углекислотных огнетушителей и других первичных средств пожаротушения.

В течение года  в архивохранилищах государственных и муниципальных архивах велись наблюдения за температурно-влажностным режимом. В архивохранилищах ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» приобретены и установлены электронные метеостанции «EWS-751», которые позволяют вести постоянный контроль за температурой и влажностью в автоматическом режиме. В ОКУ «Государственный архив документов по личному составу Липецкой области» приобретены очистители-увлажнители воздуха. В архивном управлении администрации г. Липецка проведена ревизия и ремонт кондиционера шкафного типа.

В Добровском, Задонском, Хлевенском муниципальных районах архивные отделы переведены в выделенные помещения большей площадью. Выделенные помещения оборудованы в соответствии с требованиями сохранности документов.

Архивному отделу администрации Добринского муниципального района выделено дополнительное помещение для архивохранилища документов по личному составу.

Вновь выделенные помещения в Задонском и Хлевенском муниципальных районах оборудованы сигнализацией. В Лебедянском и Усманском районах приобретено дополнительное стеллажное оборудование. Архивным управлением администрации г. Липецка приобретен ультрафиолетовый кварцевый облучатель ОУФЛ-09 для дезинсекции документов.

Под руководством главы администрации Липецкой области архивные учреждения приняли участие в областной мобилизационной тренировке «Деятельность исполнительных органов государственной власти Липецкой области, городских округов и муниципальных районов области при введении степени готовности «Повышенная» при объявлении мобилизации и введении военного положения».

В ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» продолжалась работа по выявлению и учету особо ценных документов управленческой документации на бумажной основе за 1928-1991 годы фондов Липецкого, Елецкого, Грязинского горкомов КПСС и Долгоруковского райкома КПСС. В течение года просмотрено 3151 ед.хр., содержащих ОЦД.  Приступили к созданию фонда пользования на дела, содержащие особо ценные документы, путем сканирования архивных документов. В течение года созданы электронные копии документов на бумажной основе фонда № 34 «Липецкий обком КПСС», общим объемом 680 МБ. Кроме того, проводилось сканирование отдельных документов в делах по запросам пользователей.

Для создания электронных копий документов использовался сканер Epson GT-15000, при сканировании применялось разрешение 36-dpi, цветность 24 бита. Сначала для хранения электронных копий документов использовался формат файлов jpg, а затем решили сохранять электронные копии в формате pdf. В этом формате есть возможность создавать многостраничные файлы, что дает, по нашему мнению, ряд преимуществ: многостраничные файлы удобнее в работе для пользователей информации, занимают меньше объем на диске, один файл легче прикрепить к БД «Архивный фонд».

В ОКУ «Государственный архив Липецкой области» продолжилась работа по выявлению особо ценных документов по дореволюционным фондам. Просмотрено 1765 ед.хр. Пополнялась БД «Сохранность и учет ОЦД», вносились сведения о физическом состоянии особо ценных документов.

Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации ведется в традиционном и автоматизированном режимах. На вновь поступившие фонды создается нормативный комплект учетных документов. Своевременно вносятся изменения в составе и объеме фондов во все учетные документы и в учетную БД «Архивный фонд».

Архивными учреждениями области в соответствии с планом цикличной проверки проведена проверка наличия и состояния 52294 дел. По ходу проверки выявлялись дела, требующие реставрации, переплета и мелкого ремонта. Все дела находятся на местах постоянного хранения. В ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» дела уездных отделений профсоюзов проверялись полистно с применением буквенно-цифровой индексации дефектов носителей текста.

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ проведена паспортизация хранилищ государственных и муниципальных архивов на 01.01.2013, составлены паспорта государственных и муниципальных архивов и пояснительные записки к ним. Полная резервная копия БД «Фондовый каталог» с прикрепленными файлами и сопроводительное письмо переданы на сервер ЦФК.

 

 

3.      Формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Организационно-методическое руководство ведомственными

архивами и организацией документов в делопроизводстве

 

В целях качественного пополнения Архивного фонда Российской Федерации, в соответствии с "Рекомендациями по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственных и муниципальных архивов" велась работа по уточнению списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

Решением ЭПК управления ЗАГС и архивов одобрены списки источников комплектования 20 муниципальных и 3 государственных архивов. По состоянию на 01.10.2012 в них включено 1392 организации, из них 231 с негосударственной формой собственности.

С целью регулирования и оформления отношений с негосударственными организациями государственными и муниципальными архивами проводилась работа по заключению и перезаключению договоров о сотрудничестве. ОКУ «Государственный архив Липецкой области» заключены договора о сотрудничестве с ОАО «ДСК», ООО «Завод пусковых двигателей», ОАО «Липецкая ипотечная корпорация», ОАО «ЛМЗ «Свободный Сокол». ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» перезаключил 35 договоров о сотрудничестве с организациями, входящими в Федерацию профсоюзов Липецкой области.

Взаимоотношения между ОКУ «Государственный архив Липецкой области» и федеральными структурами, расположенными на территории области, строились на основе двухсторонних соглашений об отношениях и сотрудничестве. Заключено соглашение с Федеральным бюджетным учреждением здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Липецкой области».

В муниципальных архивах продолжался прием документов по личному составу от ликвидированных организаций и предприятий-банкротов, что обострило проблему перегруженности архивохранилищ. В 2012 г. было принято 9,9 тыс. ед.хр. В ОКУ «Государственный архив документов по личному составу Липецкой области» поступило 582 ед.хр. по личному составу.

В ОКУ «Государственный архив Липецкой области» приняты на постоянное хранение документы личного происхождения от А.Т.Березнева – кандидата исторических наук, доцента, члена Петровской академии  наук и искусств; родственников С.Н.Богатикова – Героя РФ, участника боевых действий в Дагестане, Чечне; А.Ю.Клокова – председателя Липецкого областного краеведческого общества; М.И.Королькова – краеведа, писателя, члена Союза журналистов РФ; В.Б.Полякова – Почетного архивиста РФ, члена Союза журналистов России, историка, краеведа и др.

В ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» поступили документы И.М.Шаршакова – члена-корреспондента Академии технологических наук РФ, ректора Воронежского политехнического института, зав. кафедрой Липецкого политехнического института и А.П.Бурындина – ветерана труда Новолипецкого металлургического комбината.

В архивное управление администрации г. Липецка приняты документы личного происхождения М.В.Дробышевой – директора детского дома № 1, Отличника народного просвещения, Заслуженного учителя РФ; В.А.Бахметьева – директора детской школы искусств № 3, Заслуженного работника культуры РФ, Кавалера знака отличия «За заслуги перед городом Липецком»; Р.И.Мещеряковой – матери семерых приемных детей, награжденной орденом «За заслуги перед Отечеством» 2-й степени, почетным знаком «Слава Матери».

Поступившие документы активно использовались при организации выставок, публикации статей, подготовке радио- и телепередач.

В соответствии с Основными правилами работы с научно-технической документацией была подготовлена и передана на постоянное хранение в ОКУ «Государственный архив Липецкой области» технологическая документация Управления архитектуры и строительства Липецкой области.

В ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» ежегодно поступает небольшое количество электронных документов. На 01.01.2013 по учетным данным числится 43 ед.хр./4058 ед.уч. документов на электронных носителях (оптические диски CD-R и DVD-R). Диски хранятся в пластиковых коробках в общем хранилище.

В целях создания и сохранения документальных свидетельств истории Липецкой области работниками государственных и муниципальных архивов проводилось инициативное документирование политических, праздничных и культурных мероприятий.

В целях методического обеспечения отбора документов в состав Архивного фонда Российской Федерации были разработаны и пересмотрены номенклатуры дел, положения об экспертных комиссиях, ведомственных архивах, инструкции по делопроизводству.

На основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003 ОКУ «ГАЛО» разработаны 8 индивидуальных инструкций по делопроизводству (Филиал ФГБУ «Федеральная кадастровая палата Росреестра по Липецкой области; Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Липецкой области; Управление Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Липецкой области; ОБУ «Телевизионная и радиовещательная компания «Липецкое время»; ФГБОУ ВПО «Липецкий государственный педагогический университет»; ФГБОУ ВПО «Липецкий государственный технический университет и др.).

В рамках работы по внедрению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010), разработаны и внедрены согласованные с ЭПК управления номенклатуры дел в 34 организациях – источниках комплектования ОКУ «Государственный архив Липецкой области» (Управление образование и науки Липецкой области, Управление по размещению госзаказа Липецкой области, Управление Федеральной службы судебных приставов по Липецкой области, Управление Федерального казначейства по Липецкой области, Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Липецкой области, ЗАО «Липецкнефтепродукт», ОАО «Липецкоблгаз» и др.).

ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» подготовлены и согласованы с ЭПК управления 35 номенклатур дел (Федерация профсоюзов Липецкой области, Региональное отделение Всероссийской политической партии «Единая Россия», ЗАО «Липецккурорт», Липецкая областная общественная организация Российский Союз Молодежи, Липецкая областная общественная организация «Ковчег», Липецкая областная общественная организация инвалидов «Оптимист» и др.).

Муниципальными архивами области разработано и согласовано 282 номенклатуры дел для организаций – источников комплектования.

В 1 квартале 2012 года консультантами Отдела по делам архивов на базе ФГОУ «Институт повышения квалификации работников АПК» проведен обучающий семинар со специалистами учреждений и предприятий, отвечающих за архив и делопроизводство по теме «Обеспечение сохранности архивных документов на стадии ведомственного хранения. Внедрение Административного регламента исполнения государственной функции по включению документов в состав Архивного фонда Российской Федерации».

В целях совершенствования работы с организациями – источниками комплектования, улучшения практической направленности учебы кадров, делопроизводственных служб и архивов организаций государственными и муниципальными архивами проведен 51 семинар.

Специалисты архивных учреждений области консультировали по вопросам внедрения административных регламентов, ведению делопроизводства, работы архивов (в том числе с выездом в администрации сельских поселений и организации) и др.

В соответствии с Регламентом государственного учета документов проведена паспортизация архивов учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01 декабря 2012 г., в результате которой подготовлены сводные учетные сведения о состоянии хранения документов.

 

 

4.      Научная информация и использование документов

 

Первостепенное внимание государственными и муниципальными архивами было уделено повышению эффективности работы по информационному обеспечению органов государственной власти и местного самоуправления, широкому использованию архивных документов к памятным событиям государственного и местного значения, исполнению запросов социально-правового характера.

Выполняя государственную услугу «Организация рассекречивания архивных документов» и в соответствии с Законом Российской Федерации "О государственной тайне" продолжено плановое выявление секретных документов ликвидированных органов и организаций КПСС, находящихся на государственном хранении в ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области». В целях выявления секретных документов и дел полистно просмотрено 2020 дел шести фондов. Выявлено 710 секретных дел, в них 3950 секретных документов. Составлены перечни документов, подлежащих рассекречиванию.

В ОКУ «Государственный архив Липецкой области» в связи с истечением 30-летнего срока хранения рассекречено 45 ед.хр. Акты на рассекречивание были оформлены в соответствии с образцами форм новых правил работы.

Значительное внимание уделялось информационному обеспечению деятельности органов государственной власти и местного самоуправления. ОКУ «Государственный архив Липецкой области» подготовлено 38 информационных документов и материалов для:

- Управления Федерального казначейства по Липецкой области об истории казначейства в Липецком крае до 1800 г.;

- Администрации Добровского муниципального района Липецкой области об истории с. Преображенское Лебедянского уезда Тамбовской губернии (ныне Добровского района Липецкой области);

- Администраций муниципальных районов Липецкой области о заседаниях сессий и исполкомов сельсоветов, районных Советов депутатов трудящихся (народных депутатов) за 1952-1985 гг.;

- Правового управления администрации Липецкой области о решениях, принятых на заседании исполкома Липецкого областного Совета депутатов трудящихся за 1954-1958 гг.;

- Управления оргработы и взаимодействия с органами местного самоуправления администрации Липецкой области о наименовании и статусе населенных пунктов Липецкой области за 1919-1985 гг. и др.

ОКУ «ГАЛО» отобран и представлен материал для размещения на сайте gorod48.ru к 95-й годовщине Великой Октябрьской социалистической революции. Для создания цикла теле и радиопередач, посвященных юбилею области для ТРК «Липецкое время» представлены материалы о жизни и становлении Липецкой области за 1954-1959 гг.

ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» для избирательной комиссии Липецкой области подготовлены копии архивных документов для создания экспозиции «История развития избирательного процесса в Липецкой области».

Для администрации Липецкой области проведена работа по сбору и систематизации историко-биографической информации о руководителях городов и районов области для издания книги к 60-летию Липецкой области. Для городского Совета депутатов подготовлены копии документов о деятельности горсовета за 1918-1988 гг.

Архивными отделами муниципальных образований подготовлена 231 документальная информация по запросам органов местного самоуправления. В рамках подготовки и проведения мероприятий по празднованию 90-летия Липецкого городского Совета депутатов архивным управлением администрации г. Липецка выявлены и подготовлены документы из фондов архива для научной конференции по истории местного самоуправления и представительного органа власти г. Липецка и автобиографические сведения о депутатах разных созывов.

Государственными и муниципальными архивами проведена большая работа по выполнению государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011-2015 годы».

Принято участие в:

- Международной научной конференции «Сей день пребудет вечным памятником… Бородино 1812-2012»;

- научно-практической конференции «Российская государственность: истоки, современность, перспективы»;

- научно-практической конференции «Петр Великий и судьбы России»;

- торжественном церемониале на Батарее Раевского «Память вечная вам, братья…»;

- выставке «Солдатушки – бравы ребятушки», посвященной 200-летию Отечественной войны 1812 года;

- открытии Закладного камня Памятника Победы;

- торжественной встрече, посвященной 25-летию создания мемориального военно-исторического музея им. М.К.Щербак и др.

ОКУ «Государственный архив Липецкой области» подготовлено и проведено:

- 19 уроков мужества на темы: «69-я годовщина разгрома фашистских захватчиков под Сталинградом»; «Сталинградская битва и Липецкий край»; «Липчане на фронтах Великой Отечественной войны»; «Подводники Липецкого края в боях за Родину»; «Липчане – Великой Победе»; «1812 год и Липецкий край»; «Герой Советского Союза Барашев и его подвиг»; «Герои среди нас» и др.;

- 6 лекций: «Документы ОКУ «ГАЛО» о победах Красной Армии», «История государственной службы в документах ГАЛО», «Вклад липчан в Победу над фашизмом» и др.;

- 7 экскурсий: для учащихся на Прохоровское поле Курской дуги совместно с общественными  объединениями; для кадетов городов Грязи, Липецка, Усмани на Бородинское поле совместно с ЛОСОО «Патриот»; обзорные экскурсии с демонстрацией выставок документов архива для студентов и учащихся.

ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области»:

- проведено 16 классных часов с демонстрацией электронных выставок по темам: «Всегда на страже мира и труда» (ко Дню защитника Отечества); «Дети и война»; «Елец в годы Великой Отечественной войны» и др.;

- проведено 2 урока истории «Есть память, которой не будет забвенья и слава, которой не будет конца» с демонстрацией передвижной выставки «Герои земли Липецкой»;

- прочитаны лекции «От Великого Октября ко Дню народного единства» и «Ратные дела земляков» с демонстрацией передвижной выставки «Тыл – фронту» и др.

С целью развития творческого подхода к изучению истории родного края и подготовки учащихся к самостоятельной исследовательской работе с архивными источниками, муниципальными архивами проведено 52 школьных урока и 55 обзорных экскурсий, на которых школьники узнали об истории и работе архивов, составе документов, ознакомились с выставками.

Государственными и муниципальными архивами области подготовлено 102 выставки документов и материалов, в местной печати опубликовано 101 статья, проведено: 74 урока мужества, 9 лекций, 16 классных часов, 34 радио и телепередач. На базе ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» проведены 8 встреч учащихся школ с участниками Великой Отечественной войны, боевых действий в Афганистане, активистами пионерского движения и другими интересными людьми Липецкой области.

Управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, ОКУ «Государственный архив Липецкой области» совместно с Липецкой областной универсальной научной библиотекой издан календарь «События и даты Липецкого края на 2013 год».

С целью популяризации архивных документов и распространения исторических знаний среди широкого круга пользователей, а также в год юбилея создания пионерской организации ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» издан второй том сборника документов «Деятельность пионерских организаций Липецкого края. 1954-2006 гг.». На ассамблее детских организаций «Пионерии – 90. Взгляд в будущее» состоялась презентация сборника.

По-прежнему, приоритетным направлением работы остается исполнение запросов социально-правового характера.

За 2012 год государственными и муниципальными архивами области было исполнено 56,2 тыс. запросов социально-правового характера, на 45,5 тыс. дан положительный ответ (80%); 3,2 тыс. тематических запросов. Дано свыше 18000 консультаций. ОКУ «Государственный архив Липецкой области» исполнил 17 генеалогических запросов.

На основании договоров, заключенных ОКУ «Государственный архив Липецкой области» с Липецким государственным педагогическим университетом и Российской академией народного хозяйства и государственной службы  «Об архивной практике студентов» в отделе использования и публикации документов прошли практику студенты дневного отделения. Студенты ознакомились с основными  видами работы отдела, режимами работы стола справок и читального зала, наиболее интересными документами, хранящимися в ОКУ «ГАЛО», приняли непосредственное участие в исполнении тематических, генеалогических и социально-правовых запросов. Архивная практика студентов также была организована в ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области», архивном управлении администрации г. Липецка и муниципальных архивах.

 

 

5.      Информатизация. Научно-справочный аппарат.

Научно-исследовательская и методическая работа

 

В целях реализации программы «Информатизация Липецкой области», совершенствования работы в области информатизации архивных учреждений области, повышения качественного уровня справочно-поисковых средств к документам архивов для оперативного и всестороннего их использования в условиях интенсивного внедрения информационных технологий важное место в работе архивов занимало:

- техническое обслуживание и обеспечение функционирования компьютерной и организационной техники;

- ведение  БД «Архивный фонд» в государственных архивах (версия 4.1)  и муниципальных архивах (версий 3), программного продукта VipNet-Клиент и других программ, используемых в архивах;

- формирование фонда пользования государственных архивов (оцифровка документов, систематизация и учет полученных копий и носителей) для обеспечения сохранности документной информации, в первую очередь особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации;

- усовершенствование и переработка;

- развитие архивных сайтов и регулярное предоставление информации в них.

В ОКУ «Государственный архив Липецкой области» и «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» продолжалась работа по заполнению тематических баз данных:

- «Награды 1954-1997 гг.» - о гражданах Липецкой области, награжденных орденами и медалями СССР и РСФСР за 1954-1997 гг.;

- «Награды материнства» - о гражданах Липецкой области, награжденных орденами «Материнская слава», «Мать Героиня» и медалями «Медаль материнства»;

- «Репрессированные» - о репрессированных гражданах Липецкой области;

- «Администрация» - по документам исполкома Липецкого областного Совета народных депутатов и городских органов исполнительной власти;

- «Земля» - по документам Первой Липецкой нотариальной конторы;

- «Наследственные дела» - о регистрации нотариальными конторами дел о наследстве;

- «ЗАГС» - по книгам регистрации актовых записей о рождении, браке, смерти сельсоветов и волисполкомов за 1918-1924 годы;

- «Каталог по истории государственных учреждений»;

- «Награжденные юбилейной медалью «За доблестный труд. В ознаменование 100-летия со дня рождения В.И.Ленина»;

- «Награжденные знаками отличия Министерств и ЦК отраслевых профсоюзов»;

- «Перечни вопросов, рассмотренных на заседаниях бюро обкомов, горкомов и райкомов КПСС и ВЛКСМ»;

- «Фотокаталог» - электронные копии и информация о фотодокументах, хранящихся в ОКУ «ГАЛО»;

- «Электронный фотокаталог» - отсканированные изображения, краткое описание и легенда (архивный шифр) фотодокументов, хранящихся в ОКУ «ГАНИ ЛО».

В целях совершенствования учета поступающих запросов социально-правового и тематического характера в государственных архивах области ведутся БД «Стол справок» и «Читальный зал». В ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» разработана БД «Стол справок» в Microsoft Access, т.к. предыдущая версия БД, разработанная в операционной системе MS DOS, несовместима с программным обеспечением Windows 7.

Основное внимание в работе по созданию и развитию научно-справочного аппарата уделялось повышению информационного и качественного уровня традиционных архивных справочников и созданию автоматизированного НСА в целях информационного обеспечения органов власти и управления.

В ОКУ «Государственный архив Липецкой области» переработаны разделы описи досоветских фондов: Липецкое духовное правление, Раненбургский уездный суд», Метрические книги церквей Добринского, Липецкого, Лебедянского, Усманского, Раненбургского уездов и советских фондов: ОАО «Липецкоблгаз», Липецкий областной суд, Липецкое областное транспортное управление и др.

Начата работа по составлению внутренних описей к Метрическим книгам церквей Липецкого и Усманского уездов.

В ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» перерабатывались сдаточные описи фондов личного происхождения, продолжалось описание документов личного происхождения. На музейные предметы составлялись самостоятельные описи.

Проводилась работа по усовершенствованию систематического каталога ОКУ «Государственный архив Липецкой области» и перевода его на новую систему ЕКДИ.

В рамках совершенствования научно-справочного аппарата и выполнения государственной услуги «Работа по научному описанию архивных документов и созданию справочно-поисковых средств к ним» в ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» проводилась работа по созданию исторических справок к фондам районных и городских комитетов ВЛКСМ, Федерации профсоюзов Липецкой области. За 2012 год исторические справки составлены к 32 фондам. ОКУ «Государственный архив документов по личному составу Липецкой области» пересоставил 13 исторических справок. ОКУ «Государственный архив Липецкой области» составил 6 исторических справок к переработанным фондам.

Велась работа по программированию сайтов государственных архивов и наполнение их информацией. В 2012 году сайты госархивов посетило свыше 20 тыс. человек. На сайтах размещены формы электронных запросов граждан, пользователям предоставлена возможность заполнения готовых форм социально-правовых запросов и их отправки в госархивы через Интернет.

В ОКУ «Государственный архив Липецкой области» и «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» создан новые разделы на сайтах, посвященные 60-летию образования Липецкой области.

В ОКУ «Государственный архив Липецкой области» разработан модуль для просмотра виртуальных выставок, которые пользователи могут просмотреть в любое время. На сайте размещены виртуальные выставки «История родного края. К 300-летию создания Петропавловской пустыни в г. Чаплыгине», «Наши космонавты в Воронежской спецшколе ВВС № 6» (к 85-летию со дня рождения В.А.Шаталова, дважды Героя Советского Союза, летчика-космонавта), «М.П.Трунов – врач, краевед, архивист», «Область начиналась так… (к 60-летию образования Липецкой области») и др.

В Данковском муниципальном архиве продолжается пополнение баз данных: о переименовании улиц и изменении нумерации домов в г. Данкове за 1979-2004 гг.»; по реорганизации предприятий; выделении земельных участков под строительство гаражей за 1986-2004 гг.; о награждении медалью «Ветеран труда» за 1986-1991 гг.

На 4 заседаниях экспертно-методической комиссии ОКУ «ГАЛО» рассматривались: отчет о работе НМС перечни нормативно-методических документов, подготовленных в 2011 году и намеченных к разработке в 2012 году, информация о новых разработках Росархива и ВНИИДАД, рекомендуемых к внедрению и обсуждались Методические рекомендации по разработке и уточнению нормативов по труду в государственных архивах.

В течение года проведено 4 заседания ЭМК ОКУ «ГАНИ ЛО», на которых рассмотрены отчет о работе комиссии за 2011 год и план ее работы на 2012 год; описи дел и акты, документирующие работу с фондами, нормативные и методические документы, разработанные специалистами архива.

Справочно-информационное обеспечение основных направлений деятельности государственных архивов и обслуживание специалистов проводилось с использованием ИССАО.

 

6.      Работа с кадрами

 

Важное место занимала работа по обеспечению стабильности кадрового состава, сохранению квалифицированных кадров, повышению профессионализма трудовых коллективов.

Из 161 руководителей и специалистов архивной службы Липецкой области имеют высшее образование – 126, обучаются в высших учебных заведениях – 12, в том числе 4 – по специальности «документоведение» в Липецком представительстве РГГУ.

В штат отдела по делам архивов введена должность консультанта, занимающегося вопросами размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд.

Во исполнение Закона Липецкой области от 13.08.2012 № 57-ОЗ «О внесении изменений в Закон Липецкой области «Об оплате труда работников областных государственных учреждений» и признании утратившими силу некоторых законов Липецкой области» утверждены штатные расписания областных казенных учреждений с новыми должностными окладами (ст. 1 п. 13). Оклады всех сотрудников повышены до максимального предела. Принимались меры материального поощрения сотрудников госархивов,  т.ч. по итогам работы за квартал и за год.

По ходатайствам управления ЗАГС и архивов Липецкой области, органов местного самоуправления и руководителей госархивов награждены: консультант отдела по делам архивов управления ЗАГС и архивов Липецкой области, консультант архивного управления администрации г. Липецка и начальник отдела ОКУ «Государственный архив Липецкой области» – Почетной грамотой Федерального архивного агентства; начальник архивного отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ОКУ «ГАЛО», начальник архивного отдела администрации Грязинского муниципального района и архивариус архивного отдела администрации Хлевенского муниципального района  – Почетной грамотой Липецкого областного Совета депутатов и администрации Липецкой области.

Прошли обучение на курсах повышения квалификации 4 государственных гражданских служащих отдела по делам архивов по программам: «Государственное и муниципальное управление», «Мобилизационная подготовка экономики субъекта РФ и экономики муниципального образования», «Финансовый механизм развития экономических систем».

В соответствии с областной целевой программой «Совершенствование государственной гражданской службы Липецкой области (2009-2013 годы)» государственные гражданские служащие отдела по делам архивов приняли участие в социологическом опросе для проведения мониторинга по эффективности государственной гражданской службы Липецкой области.

Отделом по делам архивов разработаны тестовые задания по должностям государственной гражданской службы.

В управление государственной службы и кадровой работы администрации Липецкой области представлены справки о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских служащих Отдела по делам архивов, их супругов и несовершеннолетних детей за 2011 год.

Специалисты муниципальных архивов в плановом порядке проходили аттестацию муниципальных служащих, приняли участие в видеоконференции по работе с обращениями граждан в системе электронного документооборота «ДЕЛО».

Директор ОКУ «Государственный архив документов по личному составу» прошла дистанционное обучение в Межрегиональном специализированном центре повышения квалификации (г. Пенза) по теме: «Быстрый старт: электронный аукцион – актуальный способ размещения заказа».

Руководители и специалисты государственных архивов участвовали в тестировании по Федеральным законам «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ и «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления от 09.02.2009 № 8-ФЗ.

В ОЦПК ВНИИДАД  прошли краткосрочную подготовку 2 сотрудника ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» по темам: «Интернет-выставки архивных документов: организация и методика подготовки» и «Аудиовизуальные документы в государственных и муниципальных архивах: организационные и методические аспекты работы»; 4 специалиста государственных архивов Липецкой области прошли обучение по программе «Управление государственными и муниципальными заказами».

Для использования в работе и повышения квалификации путем самообразования архивными учреждениями области продолжена подписка на журналы: «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Секретарское дело», «Справочник кадровика», «Справочник секретаря и офисменеджера» и областные и районные газеты.